En konsult som arbetar med administration och kundservice fokuserar på att stödja och upprätthålla smidiga och effektiva processer för att säkerställa att den dagliga verksamheten fungerar väl. Istället för att driva förändringsprojekt eller implementera förbättringar, ligger fokus på att leverera service och hantera de befintliga rutinerna med hög kvalitet och professionalism.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

1. Administration:

• Dokumenthantering: Sköta och organisera dokumentation, arkivering, och administrativt stöd för att säkerställa att alla filer och dokument är lättillgängliga och korrekt hanterade.
• Möteshantering: Boka, förbereda och följa upp möten, inklusive att förbereda agendor, ta mötesanteckningar och distribuera dem till deltagarna.
• Korrespondens: Hantera inkommande och utgående korrespondens, inklusive e-post, brev och andra kommunikationsmedel, samt säkerställa att allt kommuniceras tydligt och i tid.
• Fakturahantering: Sköta fakturering och uppföljning av betalningar, samt hantera eventuella frågor eller problem som uppstår i samband med detta.

2. Kundservice:

• Kundkontakt: Agera som första kontaktpunkt för kunder, hantera förfrågningar, svara på frågor och ge information om företagets produkter eller tjänster.
• Ärendehantering: Ta emot och registrera kundärenden, följa upp och se till att de hanteras effektivt och avslutas inom överenskomna tidsramar.
• Support: Ge grundläggande support och vägledning till kunder, inklusive att lösa enklare problem eller hänvisa dem till rätt avdelning eller expert.
• Uppföljning: Säkerställa att kunderna är nöjda med den service de har fått, och följa upp eventuella öppna ärenden för att garantera att de avslutas på ett tillfredsställande sätt.

3. Daglig Drift:

• Rutinarbete: Utföra dagliga administrativa och kundserviceuppgifter enligt fastställda rutiner och säkerställa att dessa uppgifter utförs noggrant och konsekvent.
• Tidsplanering: Hantera tid och prioriteringar effektivt för att se till att alla uppgifter slutförs inom de nödvändiga tidsramarna.
• Intern Kommunikation: Koordinera med andra teammedlemmar och avdelningar för att säkerställa att all nödvändig information delas och att verksamheten fungerar smidigt.

Sammanfattning:

En konsult inom administration och kundservice fokuserar på att upprätthålla och utföra dagliga uppgifter och rutiner på ett effektivt och serviceinriktat sätt. Rollen kräver god organisatorisk förmåga, uppmärksamhet på detaljer och en stark kundfokus, med målet att säkerställa att både interna processer och kundinteraktioner sker smidigt och professionellt.